Секретарь руководителя

Обязанности

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по факсу, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению директора составляет письма, запросы, приказы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
• Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Представляет руководителю в установленные сроки, в полном объеме необходимую документацию.

Общие требования

• правила эксплуатации оргтехники;

  — правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

  — правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

  — технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

  — правила деловой переписки;

  — государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Требования к образованию

Адрес

Работодатель

Похожие вакансии